Så blir fysiska och digitala event en integrerad del av content marketing-planen

Malin Sjöman

Att delta på mässor eller arrangera egna konferenser och seminarier är en fortsatt viktig del av marknadsmixen för de flesta B2B-företag. Verkliga möten är ett starkt komplement till den digitala dialogen med företagets kunder. När en betydande del av marknadsföringsbudgeten läggs på just event blir det viktigt att maximera effekten av satsningarna. Ett effektivt sätt att göra detta är just att kombinera evenemang i den fysiska eller den digitala världen med digitala event.

Det är inte alldeles ovanligt att event arrangeras som en fristående aktivitet. Med en egen plan, ”lite vid sidan om”,  där fokus ligger på att arrangera ett bra event som attraherar så många deltagare som möjligt. Många B2B-marknadsförare missar på så sätt möjligheten att skapa en komplett kommunikationsplan runt själva eventet, eller kanske snarare att integrera eventet i den totala marknadsförings- eller content marketing-planen.

Att integrera eventplaneringen och den löpande digitala kommunikationen före, under och efter eventet gör det möjligt att maximera effekten av den investering som gjorts och få ut så mycket som möjligt av eventet. Det gäller oavsett om du anordnar en egen kunddag online, ett fysiskt frukostevent eller om du bokat en monter på en mässa som vill locka dina kunder att besöka.

Att integrera eventplaneringen och den digitala kommunikationen före, under och efter eventet maximerar effekten av din investering.

1. Före eventet: Värm upp och bjud in

Redan när du planerar för ditt event, tänk igenom hur du bäst kan dra nytta av de digitala kommunikationskanalerna som e-postmarknadsföring, sociala medier, företagets webbsajt och blogg för att bana väg för eventet. Dela content i form av inspirerande artiklar och andra high-lights som inte nödvändigtvis fokuserar på själva eventet men som relaterar till det som kommer diskuteras och kanske demonstreras på plats. Har du tillgång till bilder eller videoklipp från förra årets event kan du använda dem för att inspirera fler att delta, kanske tillsammans med en tidig uppmaning om att boka av datumet i kalendern med en ”save-the-date”.

Redan när du planerar för ditt event, tänk igenom hur du bäst kan dra nytta av de digitala kommunikationskanalerna för att bana väg för eventet.

När det sen är dags för en skarp inbjudan, förmodligen genom företagets etablerade nyhets- eller inspirationsbrev och gärna förstärkt med ritade utskick, är mottagarna redan införstådda med att något intressant är på gång. När du skickar ut själva inbjudningen fundera igenom hur planen ska se ut för att påminna inbjudna som inte svarat att registrera sig. Glöm inte heller att fortsätta dialogen med de som har anmält sig, för att sätta rätt förväntningar och säkerställa att deltagarna har den information om tid och plats de behöver när det är dags. På så sätt ökar chanserna för både en hög närvaro och nöjdare deltagare!

2. Under eventet: Dela och dokumentera

Under själva eventet är rådet att dokumentera det som händer för att senare kunna dra nytta av det i den digitala kommunikationen. Företag som har mer resurser till hands kanske också har möjlighet att dela med sig från eventet direkt i realtid, till exempel genom sociala medier.

När själva eventet äger rum är det rätt att få tunnelseende och fokusera på det som händer just där och då. Tänk därför efter före och planera för hur du ska dra nytta av eventet på bästa sätt i din fortsatta kommunikation.

Några exempel på hur du kan paketera eventet för att sen dra nytta av det i det fortsatta content marketing-arbetet och de digitala kanalerna:

• Intervjuer och bloggposter som fångar upp det som presenteras och diskuteras på plats.
• Filmning av presentationer och talare som dokumentation för de som inte kunde komma
• Själva presentationsmaterialet i bild och kanske video i form av digitala event
• Filmning och intervjuer med deltagare som får ge sin reflektion på det som diskuterats
• Mingelreportage med deltagare i text och bild

Möjligheterna att paketera ett event för de digitala kanalerna är många så låt kreativiteten flöda.

Möjligheterna att paketera ett event för de digitala kanalerna är många så låt kreativiteten flöda. Nyckeln är att inte bara erbjuda referat av det som hänt utan att belysa och lyfta fram intressanta ämnen som diskuterat och samtal som ägt rum på plats. Tänk också på att dokumentera på ett sätt som gör att materialet kan användas en tid efter själva eventet. Förutsättningen är förstås att det som diskuteras är av intresse för fler än de som var på plats och relevant bortom eventet som sånt.

3. Efter eventet: Följ upp och fånga upp

Efter eventet är det lätt att luta sig tillbaka och glömma möjligheterna att fortsätta dialogen digitalt. Det är synd då det gör att du minskar chansen att få ut maximal effekt av eventet.

Till de som besökte frukostseminariet eller det digitala eventet kan du till exempel skicka en utvärdering och fylla på med länkar till presentationsmaterialet, mingelbilder och filmklipp från eventet. Kanske passar du på att bjuda in till en fortsatt diskussion om det som presenterades ”one-on-one”. Tänk på att du inte behöver säga allt i ett utskick utan att du genom att bygga upp ett flöde låter eventet leva kvar längre. På så sätt kan du också fortsätta att addera fler insikter och ny inspiration på ämnen som relaterar till det som behandlades på plats och därigenom fånga upp deltagarnas intresse framåt.

Efter eventet är det lätt att luta sig tillbaka och glömma möjligheterna att fortsätta dialogen digitalt.

Glöm inte heller de som fick en inbjudan men inte kunde komma. Dela inspiration och insikter från eventet – mycket av det som du skickar till de som kom på eventet intresserar också de som inte kunde delta. Kanske inspirerar du till fler besök när det är dags nästa gång!

——

Vill du har fler idéer eller tips på hur du kan arbeta integrerat med digitala event och kommunikation i ditt content marketing-, leadsgenererings- eller kundvårdsarbete är du varmt välkommen att höra av dig till mig!