Kravställning byrå: De vanligaste misstagen och hur du undviker dem

Anna Lindman

Att kravställa mot en byrå, är det lätt eller jättesvårt? Kanske upplever du som marknadschef eller projektledare att du inte får den leverans du förväntar dig när du samarbetar med olika byråer. Den marknadsföringskonsult eller byrå du anlitar borde ju rimligtvis förstå vad du behöver, hur svårt kan det vara?

Det kan faktiskt vara väldigt svårt. Här listar jag de fyra vanligaste misstagen som görs vid kravställning och tips på vad som är bra att tänka på nästa gång du ska jobba med en byrå.

1. Är du en ovan kravställare? Be om hjälp.

Är du ny, har mindre erfarenhet inom området marknadsföring och kommunikation eller bara är en ovan beställare kan det vara svårt att ta lead på ett marknadsföringsprojekt på egen hand tillsammans med en byrå. Saknas erfarenheten kan det vara svårt att sätta rimliga krav och göra en tillräckligt tydlig brief för uppdraget. Förväntningarna kan bli större än vad uppdraget är budgeterat för.

Det blir också svårt att avgöra hur lång tid olika moment tar, vad något bör kosta eller inte kosta eller vilka filer som byrån behöver för att kunna färdigställa vissa projekt.

Lösning: Fråga vilket underlag och frågeställningar som byrån behöver ha svar på för att kunna utföra uppdraget. På så sätt kommer du också se vilka delar som du behöver svar på från dem. I de allra flesta fall är det bra att vara öppen med att du är ovan beställare – rätt samarbetspartner kommer kunna guida dig på vägen, snarare än att dra fördel av att du saknar erfarenhet.

>> Ladda ner vår e-bok ”Så blir du en tydlig kravställare” för mer tips och en smidig checklista

2. Otydlig brief vid kravställning byrå. Låt det ta tid.

Att bygga ett hus eller beställa ett uppdrag av en byrå är ungefär samma sak. Nej, inte exakt samma sak men likheterna är slående: varken byggfirman eller byrån kan gissa sig till hur du vill att ditt hus eller kampanj ska se ut och genomföras.

Lösning: Lägg tid på att definiera ramarna, alltså briefen för projektet, och att tydliggöra ansvarsfördelningen i projektet. Precisera syftet, målet, tidsplanen och budgeten med projektet, samt vilka delar och moment du behöver ha hjälp med från byrån och vad ni hanterar själva inhouse.

Exempel: Projektet behöver vara klart om en månad, vi har x kr i budget. Syftet med projektet är att skapa en enkel och tydlig landningssida som konverterar mot vårt webbinarie med en uppföljande köpresa. Vi har som mål att få x anmälningar till webinaret varav x heta leads. Vi bygger landningssidan själva men behöver byråns hjälp med att göra den grafiska utformningen av landningssidan och att skriva copy till både landningssidan och till de uppföljande breven i köpresan.

Byrån kan då berätta vilket underlag de behöver för att utföra sin del av jobbet, till exempel tillgång till företagets grafiska profil och kontaktpersoner att intervjua inför de texter som ska skrivas till landningssidan och de uppföljande breven.

Är du osäker på hur du formulerar en bra brief inför ett projekt? Be byrån att skicka över en briefmall till dig som du sedan fyller i och går igenom tillsammans med byrån. Och kom ihåg: en engagerad byrå vägleder dig redan i detta stadie eftersom båda parter vill landa rätt i projektet.

3. Svårt att prioritera. Våga välja och välja bort.

Det är lätt hänt att när du väl får igenom budgeten för ditt projekt, så vill du få med precis allt och gärna lite till. Det ryms förmodligen inte inom din budget och blir kanske inte heller rent budskapsmässigt det bästa. Försök inte få med allt, utan våga välja bort. Det är heller inte helt ovanligt att nyckelpersoner i organisationen kommer in långt senare i projektet och har tillägg och synpunkter när projektet är i sitt slutskede och snart ska lanseras.

Lösning: Ta hjälp av byrån med prioriteringar. Istället för att göra allt halvbra, vässa upp de delar ni väljer att göra i projektet till att bli riktiga guldkorn. De gör att projektet blir tydligt under processens gång och att resultatet kommer sticka ut på ett positivt sätt.

Kommer nyckelpersoner in mitt i projektets gång och har synpunkter på leveransen så är lösningen alltid att gå tillbaka till huvuduppdraget, alttså syftet och målet med projektet. Är synpunkten irrelevant så strunta i den, är den däremot relevant får du tillsammans med byrån se om det går att lösa nu, inom ramarna för projektet, eller behöver adresseras längre fram.

4. Samarbetsutmaningar. Prata om det.

Håll inte på information som kan påverka projektet. Var transparent om något i planen förändras. Gör hellre fler korta avstämningar tillsammans med byrån så ni hamnar rätt. Se det som ett tight samarbete och partnerskap. Vi vill få dig och ditt företag att lyckas!

Lösning: Prata med byrån om hur ni tillsammans ska få till en effektiv dialog och kommunikation i projektet. De har oftast erfarenhet från många projekt och samarbeten med olika företag. Använd det som utgångspunkt istället för att lägga tid på att skapa nya processer för projektet. Hur brukar byrån stämma av med sina kunder? Vilka program och verktyg använder de? Se till att du dokumenterar viktiga delbeslut under projektets gång.

Kravställning mot byrå: Inte alltid helt enkelt. Rätt byrå är minst lika mån som du om att samarbetet ska fungera så bra som möjligt och att projektet ska nå sina mål. Om du vill säkerställa att dina kommande marknadsförings- och säljinsatser landar som de ska så ladda ner vår guide för att få hjälp att bli en tydligare beställare mot byråer. eller läs mer om vårt erbjudande här.