Alltfler frågar: Vad är digitala evenemang?

Fredrik B Nilsson

Det är många som vill veta hur perfekta evenemang online ser ut och som frågar: Vad är digitala event? Hur gör man egentligen för att lyckas i en tid då möten IRL blir allt färre?

Ett av tre fysiska möten kommer att ersättas av digitala träffar i framtiden enligt analysföretaget Kairos Future. Och framtiden är faktiskt redan här när de allra flesta kan planera och genomföra enklare webinarier. Men nu är det dags för dig att hitta ett svar på frågan ”Vad är digitala event?”.

Med dagens teknologi kan du arrangera ett eget digitalt event med befintliga system och utrustning men ibland kan stöttning behövas och en partner för att lyckas nå fram. Såväl i de kortare enkla Teams-webinarierna som i längre mer omfattande digitala sessioner finns stora möjligheter att uppnå ett fantastiskt resultat om man gör det på rätt sätt

Vad är digitala evenemang?

Digitala event som tar dina kunder framåt är mer än bara ett alternativ till traditionella fysiska tillställningar. Idag är det möjligt att aktivera, engagera och känna gemenskap med andra deltagare i digitala sessioner som skapar många fördelar för alla inblandade. För det första: besökarna kan stanna kvar i sina hem och spara in på tid och dyrbar miljö när de inte behöver resa någonstans. Dessutom: arrangörerna kan i lugn och ro planera upplägget och även provköra det hela för att vara helt förberedda. Och: allt går att streama LIVE eller sända som förinspelat material och dina digitala event går att återvinna i efterhand genom att du använder inspelade klipp och sprider dem i sociala medier och på din sajt.

Digitala event är ett unikt sätt att dela information, kommunicera med kunder, partners eller medarbetare och är numera en betydelsefull del av alla organisationers marknads- och kommunikationsplan.

Därför har vi gjort en checklista för dig som vill ha koll på hur man lägger upp och planerar ett digitalt event oavsett om du ska genomföra det inhouse eller anlita en partner som Crescando.

 Åtta steg för hur du planerar digitala evenemang

1. Hur sätter jag mål för perfekta digitala event?

Det första steget i planeringen av ditt evenemang är att upprätta ett konkret mål. Varför arrangerar du evenemanget och vad hoppas du kunna uppnå?

Genom att identifiera de viktigaste målsättningarna innan du börjar att planera mer i detalj kan du se till att varje del av ditt digitala event är optimerat.

Försöker du öka medvetenheten om ditt varumärke, samla in en förutbestämd mängd leads eller locka till direkt försäljning? Hoppas du kunna locka 50 besökare eller 500? Krävs möjlighet till interaktion eller räcker det att ”sända ut ditt budskap”?

När du sätter ett kvantifierbart mål blir det enklare för ditt team att se om målet nås och får också tydligare riktning.

 

2. Så sätter du ihop rätt team

Som ett traditionellt evenemang kräver ett digitalt event ett samordnat team för att alla detaljer ska kunna hanteras.

• vem ansvarar för eventet?
• vilka ska vara huvudtalare och presentatörer?
• vem modererar inkommande chattfrågor/kommunikation?
• vilka ansvarar för PR?
• vem är tekniskt ansvarig?

När rollerna är satta så finns ett tydligt system för vem som ansvarar för vad och det förhindrar att uppgifter blir olösta.

 

3. Hur gör jag en budget för digitala event?

Att göra en budget är en viktig del av planeringen.

Några av de kostnader som du behöver inkludera i budgeten är:

Personal: Den här kategorin kan ibland negligeras, men om du ska arrangera ditt digitala event på egen hand krävs förutom teamet annan personal för att ta emot eventuella gäster som ska vara på plats, hantera catering under ett heldagsevent och personalens tid får ej heller glömmas bort (vad skulle de tillbringa sin tid på om de inte arbetade med detta digitala event?). Detta kan hjälpa dig att avgöra om det är värt att ordna eventet inhouse eller lägga ut på underleverantörer.

Marknadsföring: Likt ett fysiskt event behöver ni marknadsföra eventet, inte bara via email utan även i sociala media och kanske behöver ni även toppa med digital annonsering för att nå nya potentiella leads.

Programvara: Om du inte redan betalar för någon form av programvara för digitala event kan du överväga att skaffa en egen licens – som du kan använda vid senare tillfällen.

Bild och Ljud: Från projektorer till mikrofoner; denna punkt omfattar en bred kostnadspalett beroende vad som måste investeras i.

Övrigt: Även perfekta event medför extra kostnader. Glöm inte att räkna med en del tillägg som kan tillkomma.

 

4. Att sätta rätt datum för digitala event!

Tänk på följande innan du sätter ditt datum:

• Stressa inte! Helst bör du ha några månaders framförhållning för ett större digitalt event (från en halvdag och uppåt) att planera.
• Var medveten om lagstadgade helgdagar som kan påverka ditt team och den tänkta målgruppen
• Undvik ett datum då det är ledigt i skolorna
• Kontrollera datum med viktiga deltagare som talare och presentatörer.
• Var finns din målgrupp? Ska du sända bara i Sverige eller är målgruppen global – hur spelar tidszoner in. Kanske vill du köra eventet vid två tillfällen för att passa olika geografiska målgrupper.

När datumet är beslutat (och budgeten är satt) kan du börja boka personal och eventuella underleverantörer (som Crescando!).

 

5. Gör masterplanen för ditt event

När det finns en god uppfattning om alla kostnader och tidslinjen för evenemanget är det dags att göra en masterplan. Genom att skapa den kan du försäkra dig om att alla aspekter är genomtänkta.

Denna plan ska omfatta alla aspekter av evenemanget, inklusive:

• Plats-, logistik- och catering (kontrakt, tillstånd, försäkring etc.)
• Inbjudan och kommunikation
• Talare och presentatörer (bekräftelse, logistik och ledning)
• Presentation och grafiska bakgrunder
• Marknadsföring (online och offline, såsom webbsidor och marknadsföring på nätet; evenemangskalendrar; mediarelationer; skyltning; sociala medier etc.)

När evenemanget planeras är det också tid att överväga att skapa en detaljerad tidslinje så att allt går smidigt. Inkludera när olika delar måste vara klara, när inbjudan ska vara skickad och när en detaljerad tidslinje för sändningsdagen ska vara färdig.

Om du eller din organisation har kört liknande digitala event av samma typ tidigare, kan du börja med att granska utvärderingar och dokumentation från det tillfället.

 

6. Gör en kommunikationsplan för ditt online-evenemang

Även med de mest fantastiska talarna behöver du publicitet för att få besökarna in i ditt virtuella rum. Inled på din webbplats, i ditt nyhetsbrev eller e-postmeddelanden för att tänkt målgrupp ska ”save the date” och bygg sedan på med att inkludera annonsering online, PR och varför inte uppsökande verksamhet för att uppmuntra till registrering.

Några komponenter som du kanske vill inkludera i din plan är:

• Landningssida om eventet på sajten – när ska releasedatum och info om eventet offentliggöras?
• Sociala medier
• E-post-utskick
• PR-arbete (branschmedier och sajter där din målgrupp rör sig)
• Engagera ditt säljteam att bjuda in till eventet

 

7. Planlägg dagen i detalj

När du har förberett allt som händer runt evenemanget är nästa steg att hålla reda på ordningen för den aktuella dagen – gör ett detaljerat program.

Förbered en agenda som leder teamet genom hela dagen från installation till slutstädning. Inkludera alla detaljer längs en tidslinje.

Här är ett exempel på hur något sådant kan se ut:

5:00: Släpp in personalen i lokalerna (Björn)

6:15: AV-inställning (Micke och Kajsa)

7:00: Ha ett snabbt samordningsmöte för hela teamet (Sara)

7:30: Talarna anländer

8:00: Gemensam frukost i loungen

8:30: Provkör systemet med första talarna (Tekniska gruppen)

8:45: Paus

8:55: Första talaren går in i sändning

9:00: Dagens event inleds med tal av vd 

9:10: Första talaren Robin börjar med presentation 1

9:55: Andra talaren Kim går in i sändningen

10:00 Andra talaren Kim börjar med presentation 2

10:55: Paus

10:55 Informationsfilm om kommande nyheter sänds (Tekniska gruppen)

12:00: Lunchunderhållning med stand up comedy-talaren 

…

…

etc.

 

8. Vad händer efteråt?

Före är viktigt. Under är viktigt. Efteråt – det är här det finns massor av möjligheter att återvinna materialet från ditt digitala event och dra ut på effekten under en lång tid.

Även här är Crescando specialiserade och hjälper mer än gärna till med en smart plan för hur ett digitalt event blir till en lönsam affär.

Här kan du läsa mer om hur du arbetar i praktiken med upplägget.

——————————————————————————

Hör av dig om du vill diskutera hur ditt digitala event ska bli eller om du vill prata med oss om bästa sättet för just dig att nå ut med dina budskap …

Crescando erbjuder digitala happenings som tjänst – LIVE, inspelat eller strömmat